Bezručova 9, 680 01 Boskovice +420 608 464 341

Agile Performance Management

Vytvořeno 15.01.20 od Administrator

Agile Performance Management

Tradiční performance management (PM) je zaměřený na jednotlivce a jeho výkon. Z tohoto pohledu se manažer spíše zaměřuje na slabé stránky jednotlivce místo toho, aby se zaměřoval na jeho silné stránky, vytěžoval z nich maximum a podporoval jejich další rozvoj. Je třeba si uvědomit, že slabé stránky člověka zůstanou navždy slabšími oproti jeho silným stránkám, a proto je nutné velmi dobře zvážit, do jakého rozvoje jednotlivce bychom měli investovat energii a finance.

V agilním prostředí bychom se neměli tolik soustředit na to jak daný člověk performuje, ale jak daný člověk přispívá k úspěchu svého týmu, tj. jakou přidanou hodnotu má tento jednotlivec pro svůj tým. Toto by si měl regulovat tým v rámci samostatně se řídícího týmu (self-managed team).

Co to tedy pro manažera znamená? Měl by kompletně změnit svůj postoj a začít podporovat rozvoj týmu, který má nastarosti. Měl by ho směrovat k samostatnosti a rozvíjet tým ke schopnosti vlastního řízení (self-steering team).

Oddělení lidských zdrojů (HR) se to týká především

Tady bývá největší kámen úrazu, kdy HR společnosti není schopno vytvořit takové prostředí, které umožňuje transformovat manažerovo myšlení a podpořit ho ke změně ve svém postoji směrem k člověku, kterého vede. PM bývá souběžně vázáno na finanční odměny a tady vidím největší překážku v rámci týmové spolupráce. Jakou má člověk motivaci pomoci svému týmu, když by to mělo negativní dopad na jeho odměny?

Svěží vítr - od performance managementu k osobnímu rozvoji

Co kdybychom od tradičního PM upustili a začali se zaměřovat na osobní rozvoj jednotlivců? Zřejmě vám teď naskočila otázka, na co bychom se měli zaměřit?

Častější zpětná vazba

Běžně dostane zaměstnanec zpětnou vazbu v rámci PM jednou do roka, ti šťastnější půlročně. Tady je potřeba dávat zpětnou vazbu často, ať už se dotyčnému něco povedlo, či nepovedlo. Často se totiž zapomíná na pozitivní zpětnou vazbu. Představte si, že šéf si na vás vzpomene, jen když vás chce pokárat (z našeho pohledu negativní zpětná vazba). Jak se cítíte, když se vedoucí zastaví a chce vám znovu dávat zpětnou vazbu v rámci tohoto chování? Jak kvalitní zpětnou vazbu dáváte? A jak kvalitní zpětnou vazbu dostáváte?
A ještě jedna drobnost. Výhodou zpětné vazby je to, že s ní nemusíme vůbec nic dělat. Je jen na nás, co se zpětnou vazbou uděláme.

Budování důvěry

Dobrou formou, jak se něco dozvědět o členu týmu, může být právě one-to-one. Prostě se dva lidé sejdou a popovídají si o tom, jak se členovi týmu daří, co ho trápí a jak se mu daří v osobním životě. Souběžně má možnost protistrana poznat i vás a tím se prohlubuje důvěra. Důvěru můžete prohlubovat i tím, že komukoliv pomůžete s jeho úkolem, pokud je v nesnázích. Toto je jeden z mála nejúčinnějších způsobů, jak si získat něčí důvěru. No a když už si můžeme důvěřovat, pak snižujeme usílí na kontrole a máme mnohem víc času se věnovat důležitějším záležitostem.

Osobní rozvoj

Přestaňme lidem říkat, v jaké oblasti se mají rozvíjet! Najímáme si chytré lidi proto, abychom jim museli říkat, co mají dělat? Zřejmě ne, že?
Dejme jim prostor v jejich osobním rozvoji. Ptejme se jaká je jejich vize. Kam se chtějí posunout a jaké kroky si myslí, že povedou k jejich cíli a toto pravidelně kontrolujme spolu s ním, abychom koučovací formou tomuto člověku pomohli v jeho osobním rozvoji. Agilní kultura je spojená s kreativitou a svobodou, umožněme to našim lidem. Pokud nevěříme, že to dokážou, tak jsme skutečně na správném místě, ať už zaměstnanec nebo já jako lídr?
Co myslíte, jak to bude vypadat, když lidem nedáme prostor pro osobní rozvoj v pracovní době? Zamyslete se nad kontextem daného člověka. Každý z nich bude mít jiné potřeby. Bude velký rozdíl mezi člověkem žijícím samostatně nebo rodičem 3 dětí, že?

A co teda udělat s performance managementem?

Nejdříve si položte otázku. Co nejhoršího se stane, když PM zrušíme? Z mého pohledu v zásadě zřejmě nic katastrofického. Ušetříte spoustu nákladů, např. vypisováním formulářů v rámci PM, na který se při optimistickém pohledu na věc někdo podívá maximálně v následujícím PM. A to, co ušetříte, můžete využít nějakým smysluplnějším způsobem. Co kdybychom úsporu rozdělili mezi své lidi? Dokážete si představit, jak je tím potěšíte? :)

Jak mám tedy poznat, že performujeme?

Co kdybychom se přestali dívat na výkon a začali se zaměřovat na přínos. K čemu mi je, že mám vyrobených 1000 kol, ale ani jedno auto? Tak, co už je AHA moment? Ještě ne?
Začněme se soustředit na tým. Rovnice je jednoduchá:

Výkon = Potenciál - Interference

Tady vidíme, že výkon je roven potenciálu týmu, proto je nutné se soustředit především na to, jak zvýšit potenciál týmu, protože kapacita týmu, pokud se množství členů nemění, zůstává s časem v podstatě neměnná. Co můžeme výrazně ovlivnit, jsou interference a tím o dost více můžeme zvýšit výkon týmu, pokud jsou interference extrémní. Zvýšení potenciálu týmu se děje hlavně jeho včasným vzděláváním.

Jedna z nejčastějších příčin zdánlivě nízkého výkonu týmu je přepínání mezi kontexty (context switching). Je všude kolem nás a každé přepnutí mezi kontexty nás stojí až 20 minut, když musíme opustit stávající činnost a zaměřit se na jinou. S tím i souvisí to, že náš mozek neumí multitasking. Prostě si připusťme, že nejsme mikročip a opravdu se neumíme vrátit v rámci předchozí činnosti přesně tam, kde jsme ji opustili. Představte si situaci, kdy za členem vašeho týmu přijde minimálně 5x denně někdo a chce po něm, aby vykonal jinou činnost, to může být klidně každý den zbytečně vyhozená hodina času tohoto člověka z okna. Když pominu to, jestli činnosti, kterým dal tímto způsobem přednost byly opravdu tak důležité a přinesly větší hodnotu, než věc, na které pracoval před tím.

Další častá příčina je nízké soustředění na činnosti, které děláme, kdy se nemůžeme dostat do tzv. flow. V tomto režimu náš mozek pracuje nejefektivněji, protože je maximálně zaměřený na danou činnost. Do tohoto stavu se dostáváme, když nás nic neruší. Zkuste si vzpomenout, kdy jste naposledy byli v tomto stavu, kdy se vám zdálo, že pracujete chvíli a přitom jste pracovali 3 hodiny v kuse.

Chraňte svůj tým před manažery, kteří neustále chodí a vyrušují členy týmu od jejich práce. K tomuto účelu, ať si svolá rychlou schůzku mimo pracoviště týmu, abychom souběžně nerušili i ostatní od jejich práce.

Na co se tedy soustředit v agilním prostředí?

Cross-functional týmy

Podporujte týmy, které nejsou složeny jen z jednotlivých domén (tým testerů, analytiků, vývojářů apod.). Či-li sestavujte týmy z lidí, kteří umí pokryt potřebné role k doručení end-to-end práce, popř. jednotlivců, kteří mají potenciál tyto role pokrýt. Pomáhají tomu především fullstack jednotlivci (T-shape model). Samozřejmě specialisté, kteří nejsou fullstack jsou nadále důležití, nicméně tým složený pouze ze specialistů způsobuje, že plánujeme směrem k naplnění kapacity jednotlivců, místo toho, abychom plánovali dle důležitosti pro zákaznika a jeho byznys. Pokud chceme podporovat princip zákazníka na prvním místě.

Vytváření zajímavých týmových cílů

Pokud se tým zaměří na konkrétní cíl, tak se zvyšuje pravděpodobnost toho, že tým bude přinášet velkou byznysovou hodnotu. Pokud máme vágní nebo žádné cíle, tak vemte jed na to, že nebudete spokojení s přínosem týmu. K tomuto účelu můžete klidně využít i nástroj OKR.

Zajistění bezpečného prostředí (safe environment)

Prostředí, které nazývám honem na čarodějnice, se snaží ukázat na viníka problému, aby někdo jiný byl z obliga, vytváří kulturu intrik a politiky. Pamatujte, že zákazníka nezajímá, kdo způsobil nefunkčnost jeho produktu, či služby, ale kdy to bude napraveno! Agilní prostředí má být očištěno od tohoto chování skrze transparentnost toho, co děláme. Je potřeba budovat takové prostředí, kdy jsou lidé ochotni mluvit o tom, co se nepovedlo, aby i ostatní se mohli z takové chyby poučit a nemuseli opakovat tu stejnou chybu. Navíc, když se problém začne řešit v jeho zárodku, zvyšujeme šanci, že se nám podaří ho zlikvidovat dřív, než nám vyroste do obřích rozměrů, kdy už ani ten největší guru neví, jak se s takovým problémem vypořádat. Je jeden princip - udělej chybu co nejdříve a rychle se z ní pouč (fail fast, quick learn). Co myslíte, jak vypadá prostředí s adaptací tohoto principu?
Mnoho manažerů si myslí, že čím víc kontrolují, tím lépe. Opak je pravdou, protože paradoxem je to, že čím víc kontrolují, tím méně mají věci pod kontrolou. V takovém prostředí bují strach cokoliv říci, a proto jsou před takovým manažerem důležité informace ukryty. Co kdybyste přestali tým řídit a začali ho raději vést k úspěchu?

A co když chci někomu dát odměnu?

Tak mu ji prostě dejte, skutečně na to potřebujete performance management? Když transparentně dáme někomu odměnu za jeho přínos společnosti nebo týmu, opravdu je nutné kolem toho budovat monstr proces, kde potřebujeme dalších x lidí, abychom to zvládli?
Kdy jste zkusili dát odměnu týmu a nechali ho, ať si balík peněz rozdělí dle nejlepšího svědomí a vědomí? Už jsem v minulosti tento experiment udělal a dopadlo to velmi dobře :)

Otázka za zlatého bludišťáka

Ještě jste stále přesvědčeni, že bez performance managementu vaše firma nemůže existovat?

Závěr

Ať už se rozhodnete jakkoliv. Svět kolem nás se nezastaví a neustále se mění. Performance management vznikl už před celkem dlouhou dobou v nějakém konkrétním kontextu a pro nějaký konkrétní účel. A proto máte různé možnosti, jak se s tímto problémem vypořádat. Co rozhodně doporučuji, rozhlédněte se kolem sebe a podívejte se, jak to dělají jinde a i když zcela neopustíte performance management, je možné, že ho změníte tak, že bude dávat mnohem větší smysl právě ve vaší firemní kultuře.


Nové příspěvky blogu

Definition of Done aneb tým má hotovo
Definition of Done aneb tým má hotovo

17.08.20 od Administrator

Máme už hotovo? Na tuto otázku je těžké...

Scrum Master je nejlepší sekretářka na světě

28.05.20 od Administrator

Často narážím na to, že role Scrum Mastera...

Plánování řízené rychlostí týmu

12.05.20 od Administrator

Co je rychlost týmu? Je to průměrné...

Zobrazit všechny příspěvky blogu →